Резервное копирование информации — это процесс создания копии данных на отдельном носителе, для восстановления в случае потери данных. Но если скопировать пару важных файлов на «флешку» может каждый, то периодическое резервное копирование всех важных документов, с нескольких рабочих станций и серверов, должно быть автоматическим, с использованием специального программного обеспечения. За такой системой резервирования необходимо следить и обслуживать, важно чтобы копирование происходило без сбоев и своевременно.
Причин потери важной информации на компьютере очень много. Это может быть выход из строя жесткого диска, вирусы которые шифруют файлы документов, или даже пожар. Последнее время очень распространены вирусы-вымогатели, они зашифровывают файлы и выводят сообщение, в котором написано как заплатить мошенникам, для расшифровки. Восстановление таких файлов не всегда возможно, хотя для некоторых вирусов уже есть решения от антивирусных компаний. Даже если решение есть, восстановление файлов, как правило занимает очень длительное время и требует определенных знаний.